A digitalização é uma das ferramentas essenciais ao acesso e à difusão da informação. Esse procedimento contribui para a preservação dos documentos, uma vez que restringe o manuseio dos originais, constituindo-se como instrumento capaz a dar acesso de maneira rápida e eficaz, evitando com isto o extravio com a redução da movimentação física, custos com arquivamento e melhoria no compartilhamento das informações.

Com as urgências do mercado corporativo, a disseminação da informação se tornou primordial para a conclusão de transações comerciais. Com isto, a digitalização de documentos vem a ser recomendada para empresas que apresentem necessidade na administração, consulta e compartilhamento de informações, prezando a padronização na gestão de documentos do seu negócio.

• Facilidade de acesso e velocidade na recuperação da informação;
• Melhoria no processo de tomada de decisões;
• Disponibilização de sistema Web para consulta;
• Redução de custos com a eliminação e impressão de fotocópias;
• Preservação do arquivo físico;
• Maior segurança ao acesso de informações.

É uma ferramenta segura e eficiente na organização e guarda de documentos, direcionada para o desenvolvimento efetivo de soluções pontuais, realizada através do sistema de gerenciamento de documentos, tendo como objetivo, assegurar a padronizaçõo das atividades relativas à documentação, segundo as normas técnicas e a legislação em vigor, observando-se os critérios para produção, classificação, tramitação, utilização, avaliação e destinação final da informação.

Nesta opção de serviço, todo controle do conteúdo das caixas é de responsabilidade do cliente. A archivio brasil envia as suas caixas juntamente com etiquetas de identificação e lacres, não havendo o cadastramento de seu conteúdo, valendo-se somente da metodologia por ele aplicada, não possuindo nossa empresa nenhuma gestão sobre as informações contidas nas respectivas caixas.

Este procedimento está direcionado ao serviço da guarda técnica de documentos, onde oferecemos o controle do conteúdo armazenado dentro das caixas, proporcionando soluções específicas para o gerenciamento físico das atividades de nossos clientes.

Procedimento que tem como finalidade principal criar formas de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos das empresas, através da padronização e normatização das rotinas de arquivamento.

Ao integrar o sistema de racionalização, com a confecção de um arquivo simples, funcional e de fácil compreensão, chega-se a uma organização de arquivos e documentos localizados com maior eficiência, sendo a execução dos serviços implantada nas dependências da empresa cliente ou mesmo na Archivio Brasil.

Qualquer empresa e instituição que tenha demanda documental, independente de seu volume, precisará de uma prestação de serviço especializada, visando garantir que seus documentos sejam acondicionados, catalogados, arquivados com segurança e localizados com agilidade e precisão.

• Organização física adequada;
• Sistema de identificação;
• Padronização dos métodos de arquivamento;
• Redução da perda dos documentos fiscais e trabalhistas;
• Descarte de documentos expirados ou desnecessários.
• Sigilo das informações, preservação e segurança dos documentos;

Quanto ao acesso às informações, será realizado em conformidade com a política de controle de organização e segurança do cliente, onde toda e qualquer informação somente será permitida ao usuário que esteja devidamente cadastrado e autorizado. Neste contexto, a política de segurança de informações será aplicada a todos os usuários que utilizarem nosso ambiente de processamento.

Neste contexto, as informações poderão ser vistas por diferentes classes de usuários, desde que possuam a devida permissão. Quanto ao acesso, este poderá ser realizado de vários locais e ao mesmo tempo a mesma informação, através de um controle de permissões e visualizadas via web.

• Original;
• Digitalizado;
• Cópia Simples;
• Cópia Autenticada;
• Caixa com o Documento Solicitado

Apesar de existirem várias formas de organização de documentos, não é possível identificar determinada solução como a mais adequada, sem antes conhecer a documentação a ser tratada, ou seja, o melhor método de arquivamento dependerá exclusivamente do conhecimento das características do acervo documental, uma vez que determinados tipos documentais, se organizados com conteúdos inadequados, dificilmente serão localizados quando necessário.

Na Archivio Brasil, os serviços são oferecidos sob medida das necessidades do cliente, através de soluções diferenciadas, aplicando-se metodologias de fácil compreensão e tendo como funcionalidades, o absoluto controle nos processos de negócios, velocidade e precisão na localização de documentos, melhora do processo na tomada de decisões, redução de espaço físico dando maior agilidade nas transações e velocidade na implementação de mudança nos processos.

• Levantamento de dados nos arquivos de origem para diagnóstico inicial e elaboração do projeto de organização
• Separação dos documentos sem valor informativo, probatório ou fiscal e realização do descarte, de acordo com a tabela de temporalidade
• Reestruturação dos arquivos operacionais implantada através da elaboração do plano de arquivamento
• Transferência do acervo documental do cliente para as instalações da Archivio Brasil, a fim de executar todo procedimento de organização

A grande prioridade de empresas e organizações é prover atendimentos, serviços e informações a clientes e colaboradores, de maneira ágil e prática.

Porém, com a produção excessiva de documentos e informações, torna-se complexo aplicar este processo de maneira satisfatária, haja vista demora no atendimento, aliado a insatisfação dos usuários em relação ao fornecimento de serviços.

Diante do quadro, o gerenciamento eletrônico de documentos (GED), baseia-se em uma solução tecnolágica que surge em função da explosão de conteúdos eletrônicos e em formato papel, e visa permitir a gerência de todas as etapas, coordenando toda sua tramitação, de forma padronizada, facilitando com isso, a gestão, o armazenamento, a localização e a recuperação de documentos e informações, estabelecendo diretrizes que visam atingir níveis mais elevados de produtividade, praticidade e qualidade, consequentemente, otimizando o ciclo informacional de nossos clientes, dando maior flexibilidade de acesso e organização de seu acervo.

• Rapidez no acesso a informações e grande melhoria de tomada de decisões;
• Preservação do arquivo físico;
• Redução de custos com a administração e manutenção do acervo.
• Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos;